[Bedarf] ››› Anforderungsdefinition

Einer der häufigsten Veränderungstreiber ist die Anpassung, Umstellung oder Einführung von IT-Systemen. Meist wird das Veränderungspotential hierbei maßlos unterschätzt. Beispielsweise soll “nur” das Altsystem einer Abteilung abgelöst werden. Das neue System bietet aber neue Möglichkeiten, die gerne genutzt werden. Dies verändert nachfolgend die Abläufe der Abteilung, wodurch sich auch das Umfeld der Mitarbeiter ändert und die Aufbauorganisation angepasst werden muss. Dann ändern sich noch die Schnittstellen – technisch oder organisatorisch – zu anderen Einheiten, gegebenenfalls verschieben sich sogar Zuständigkeiten. Dies ergibt dann in Summe eine Reorganisation durch die Hintertür.

Ein weiterer Praxisfehler ist die nachgelagerte organisatorische “Realitätsprüfung”: Zur Einführung oder Anpassung eines IT-Systems wird ein Projektteam gebildet – alles gute Leute. Besten Wissens und Gewissens werden Anforderungen formuliert und durch den Implementierungspartner umgesetzt. Anschließend wird in der Testphase durch möglichst viele Stakeholder fachlich getestet. Was dann kommt, ist nicht schön – fachlich-organisatorische Spezialfälle werden erst jetzt sichtbar und zahlreiche neue Anforderungen an das System formuliert. Die Akzeptanz für das neue System ist schon jetzt nicht mehr gegeben. Das Projektteam und der Implementierungspartner finden sich zu Unrecht auf der Anklagebank wieder. Der Schaden für die Organisation ist aber real und kann nur mit zusätzlichen Aufwänden, Zeitverzug oder Folgeprojekten “geheilt” werden.

 

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