[Spezifikation] ››› Ablauforganisation

1. Eine Ablaufoptimierung muss stets einem klar definierten Ziel folgen und somit messbar werden. Zu diesem Zweck erfolgt durch den CCaaS ‘Ablaufoptimierung’ zunächst eine Definition der Optimierungsziele und der damit verbundenen Messgrößen. Mit der Definition der Optimierungsziele verbunden werden auch die zu analysierenden Abläufe festgelegt. Denn unterschiedliche Abläufe verlangen zu deren Verbesserung auch unterschiedliche Optimierungsziele. Beispielsweise können zeitkritische Abläufe nach dem Faktor Durchlaufzeit optimiert werden, während dies für Abläufe der Qualitätssicherung äußerst abträglich sein kann. Also muss stets die Kombination aus zu verbessernden Abläufen und zu verfolgenden Optimierungszielen betrachtet werden, um eine wirkliche Verbesserung zu erreichen.

 

2. Nach der Analyse der Kombination der zu analysierenden Abläufe und der zu verfolgenden Optimierungsziele werden Nutzen und Geschäftszweck auf einer rein fachlichen Ebene abgebildet – ohne Berücksichtigung der operativen Umsetzung oder eingesetzter Ressourcen. Die Erhebung erfolgt toolgestützt mittels des Change Control Centers (threec). Hierdurch werden neben einem Beschreibungsrahmen für die weitere Analyse auch das Aggregationsziel für Bewertung und Optimierung der Abläufe geschaffen. Die fachliche Beschreibung der Geschäftsprozesse erfolgt auf Basis bestehender Dokumentationen und über ein langjährig erprobtes Workshop-Verfahren.

 

3. Die fachliche Beschreibung der Geschäftsprozesse wird in einem gemeinsamen Workshop mit den Prozessbeteiligten abgestimmt. Die Abstimmung ist erforderlich, da die Detailinformationen der operativen Umsetzung in den Arbeitsprozessen und der eingesetzten Ressourcen nur vollständig und auswertbar erfasst werden können, wenn diese in einem allgemein akzeptierten Beschreibungsrahmen einzuordnen sind.

 

4. Bei der Erfassung der Detailinformationen der operativen Umsetzung in den Arbeitsprozessen und der eingesetzten Ressourcen werden auch die Werte für die zu erhebenden Kenngrößen erfasst. Die Abbildung der Arbeitsprozesse und der Ressourcennutzung erfolgt wieder toolgestützt mittels des Change Control Centers und dezentral in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Prozessbeteiligten.

 

5. Nachfolgend werden die in den Arbeitsprozessen und bei der Ressourcenabbildung erfassten Kennzahlenwerte auf Geschäftsprozess-Ebene aggregiert und ausgewertet – wieder toolgestützt mittels des Change Control Centers. Die hieraus resultierende Analyse von Schwachstellen und Optimierungspotentialen liefert die Empfehlung zur Anpassung von Geschäftsprozessen, Arbeitsprozessen und Ressourcenverwendung.

 

6. Im letzten Schritt erfolgt vor dem Hintergrund der gegebenen maximalen Änderungsrate zunächst eine Abstimmung betreffend der Umsetzung möglicher Optimierungsmaßnahmen. Die Abstimmung dient dazu, die Organisation mit den durch die Optimierung verbundenen Änderungen nicht zu überfordern bzw. kaputt zu optimieren. Denn auch wenn das Zahlenwerk Optimierungspotentiale aufzeigt, so müssen diese noch hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit bewertet werden. Ein zahlenmäßig hoch-optimierter Ablauf, der durch die Organisation nicht getragen wird, ist weit weg von einem Optimum. Entsprechend der abgestimmten Optimierungsmaßnahmen wird die Abbildung der Geschäfts- und Arbeitsprozesse zu einer Zieldokumentation adaptiert, die Ihrer Organisation dann als Leitfaden für den Transformationsprozess dient.

 

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[Bedarf] ››› Ablaufoptimierung

Die Analyse und Optimierung der Abläufe in einer Organisation ist unerlässlich und eine wiederkehrende Aufgabe, da Ineffizienzen allein daraus resultieren, dass die Prozesse aufgrund organisatorischer oder technischer Veränderungen “altern”. Somit resultiert hieraus der kontinuierlichste Veränderungstreiber für jede Organisation.

Um hier die Ablauforganisation jeweils an die geänderte Situation anzupassen, reicht eine prosaische Beschreibung der Prozesse nicht aus. Stattdessen sollte eine strukturierte Beschreibungsform genutzt werden. Allerdings darf eine Organisation sich auch nicht im Dschungel der Modellierungs- und Toolfragen verlieren. Der CCaaS ‘Ablaufoptimierung’ bietet genau die Kombination aus dem Einsatz der Methoden eines professionellen Geschäftsprozessmanagements und der einfachen Nutzung durch Ihre Organisation, ohne dass diese hierfür erst durch Einführungsaufwände für Methode und Tool in Vorleistung gehen muss.

Auch berücksichtigt der CCaaS ‘Ablaufoptimierung’, dass allein die Betrachtung von Kosten, Aufwänden oder sonstiger Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPI) als einziges Optimierungskriterium nicht ausreicht. Denn eine solche Zahlengläubigkeit ignoriert die Belastung einer Organisation durch die mit einer solchen Optimierung verbundenen Veränderung. Stattdessen nutzt der CCaaS ‘Ablauforganisation’ das Zahlenwerk zur Objektivierung der Optimierungspotentiale, optimiert aber stets unter dem Aspekt der Aufbauorganisation und der damit verbundenen maximalen Änderungsrate.

 

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